10 onmisbare tips voor het kiezen van jouw IT

Meegaan met de tijd en innovatie is belangrijker dan ooit. En niets is dan lastiger dan het kiezen van de juiste ICT die bij jou en jouw organisatie past. Dit brengt nogal wat kopzorgen en uitdagingen met zich mee. Er zijn zoveel systemen, pakketten, applicaties etc om uit te kiezen. Hoe maak je de juiste keuze en bepaal je ook een passende leverancier? Met deze 10 onmisbare tips (inclusief Infographic onderaan het artikel) zal deze lastige opgave je een stuk gemakkelijker vergaan.



Vertaal je businessprincipes als eerst

Ga bij de selectie te werk vanuit de gekozen bedrijfsstrategie. Ga daarbij op zoek naar de belangrijkste businessprincipes en vertaal deze naar principes naar de inrichting van de processen, mensen en IT. Bijvoorbeeld een keuze voor ‘operational excellence’ stelt eisen aan je bedrijfsprocessen en aan het te selecteren systeem.



Analyseer de informatiebehoefte

Breng de processen en de informatiebehoefte van de organisatie in kaart en stel vast wat de afhankelijkheid van de individuele processen is. Voor wie moet informatie toegankelijk zijn en via welke kanalen? Met andere woorden: wat is het belang van een bepaald proces. Breng daarbij ook in beeld wat de aard van de te verwerken data is per (deel)proces. Bekijk tevens goed hoe de toekomstige IT-omgeving opgebouwd dient te worden: een cloud-oplossing, een oplossing op locatie van de klant (on-premise) of een combinatie van beide (hybride).



Bepaal de belangrijkste functionaliteit

Breng de gewenste functies/rollen op basis van de bedrijfsprocessen in kaart. Door de functies/rollen en de processen te groeperen naar logische functieblokken ontstaat inzicht in gebundelde functionaliteit (te vertalen naar modules) die we zoeken in één of meer standaardpakketten. De procesplaat met gegroepeerde functies dient als input voor usecases voor het selectieproces.



Definieer usecases

Stel middels usecases (een beschrijving van het gewenste gedrag van een systeem op basis van input, output en belangrijkste processtappen of activiteiten) het programma van eisen op in de vorm van demoscripts en leg daarbij de nadruk op kritische processen en functies van uw organisatie. Immers, dat wat standaard of ‘gewoon’ is doet er bij een selectie minder toe. Met behulp van usecases wordt scherp beschreven wat het gewenste systeem als toegevoegde waarde moet leveren. Opdrachtgevers stellen de ‘wat-vraag’, de potentiële leveranciers moeten komen met het ‘hoe-antwoord’.



Hanteer een goed normenkader bij beoordelingen

Hanteer een goed normenkader voor het toetsen van de software en de leverancier. Een normenkader bestaat uit het meten van de organizational fit van hetgeen dat wordt geboden. Met andere woorden: hoe goed passen het systeem en de leverancier bij mijn organisatie? Toets minimaal op de volgende aspecten: proces fit, gebruikers fit, data fit, technische fit, strategische fit, leveranciers fit en price fit.



Maak de keuze op basis Proof Of Concept

Nodig leveranciers uit een demo te geven op basis van de gedefinieerde usecases. Daarnaast kun je referentiebezoeken aan klanten van de betreffende leverancier plannen om helemaal een goed beeld te krijgen. Probeer voor de daadwerkelijke aanschaf het softwarepakket uit in een proefopstelling en controleer of er voldoende kennis in de markt aanwezig is voor ondersteuning.



Beperk de onvoorziene, extra kosten

Maak een doorberekening van alle kosten (inclusief implementatiekosten). Spreek een vaste prijs af met de leverancier zodat onverwachte kosten niet op u worden afgewenteld. Deze kosten bevatten naast de jaarlijks terugkerende kosten voor licenties en onderhoud, de kosten voor invoering van het systeem (inrichting en opleiding) en het project.



Besteed voldoende aandacht aan de implementatie van de gewenste software

“Selecteren doe je om te implementeren”: houd bij de selectie al rekening met knelpunten die in het huidige proces optreden. Essentieel in de keuze van een pakket zal zijn in hoeverre de besturing van uw organisatie en de te verwachten (markt)ontwikkelingen met het pakket te ondersteunen zijn. Laat leveranciers vooraf een plan van aanpak opstellen! Hoe verwachten zij het systeem in te richten, gelet op zijn eigen inzet maar ook de inzet van uw organisatie. Laat de leverancier beschrijven hoe zij verwachten het systeem succesvol in te voeren. Leg deze afspraken formeel vast tijdens de contracteringsfase en laat het implementatieplan meewegen in de keuze van het systeem.



Stel tijdig een projectorganisatie op met voldoende bevoegdheden

Beschouw het selecteren van een pakket als een project en richt hiervoor een formele projectorganisatie in. Met alleen de aanschaf van een pakket ben je er namelijk niet! Denk bijvoorbeeld aan de implementatie van het pakket (waarvan de kosten nog hoger dan de aanschafprijs kunnen uitvallen) en de impact van het systeem op de rest van de organisatie. Richt een projectorganisatie in die bestuurd wordt door voldoende beslissingsbevoegden.



Maak gebruik van externe expertise!

Pakketselectie is een vak! Maak daarom daar waar nodig tijdig gebruik van externe expertise of laat je begeleiden tijdens de selectie of aankoopprocedure (contracteren) door externe adviseurs. De externe consultant kent de markt en veelal de verschillende leveranciers en kan de opdrachtgever behoeden voor de vele valkuilen tijdens het traject.

Heb je opmerkingen en of aanvullende vragen omtrent dit artikel? Bel of mail ons gerust we helpen je graag verder.



Printscreen-Infographic 10 onmisbare tips voor het kiezen van jouw IT
Klik voor vergroting van de hele infographic



Bron: Consultancy.nl